Każdemu zdarza się zapomnieć o odbiorze paczki. Czasem to kwestia urlopu, zmiany planów, a czasem po prostu brak komunikacji. Jednak ta z pozoru niewielka niedogodność – pozostawienie zamówionego towaru w magazynie sprzedawcy lub przewoźnika – może mieć poważne konsekwencje finansowe, które ostatecznie dotykają cały łańcuch dostaw i, w skrajnych przypadkach, samego klienta.
Dla sprzedawcy lub firmy logistycznej, każda paleta czy paczka, która czeka na odbiór, staje się kosztowną kulą u nogi. Magazyny, choć wydają się ogromne, mają ograniczoną i drogą przestrzeń. Nieodebrane zamówienia blokują regały, zamrażają kapitał firmy i, co najważniejsze, generują opłaty naliczane za każdy dzień zwłoki.
Dlaczego towar pozostaje nieodebrany?
Problemy z nieodebranym towarem mają różne źródła. Jako konsumenci, często zamawiamy produkty „na próbę” i rezygnujemy z odbioru paczek za pobraniem, licząc na darmowy zwrot. Oczywiście, zdarzają się też bardziej prozaiczne powody:
- Problemy w komunikacji: Klient nie otrzymuje informacji o gotowości towaru do odbioru, jest na urlopie lub zmienił dane kontaktowe.
- Nieprzewidywalność logistyczna: Opóźnienia w łańcuchu dostaw, np. spowodowane wysokimi kosztami frachtu morskiego czy nowymi regulacjami, mogą wydłużać czas dostawy i komplikować odbiór. W efekcie towar, który miał dotrzeć na czas, trafia do magazynu na nieokreślony okres.
Warto też wiedzieć, że w relacjach biznesowych (B2B) przyczyną bywa błąd w specyfikacji, spór o jakość, przesunięcie planów produkcyjnych, a nawet kryzys płynności finansowej, przez który odbiorca wstrzymuje odbiór.
Ukryte koszty magazynowania
Koszty magazynowania to znacznie więcej niż tylko opłata za wynajem hali. Na całą strukturę wydatków składa się wiele elementów, które sumują się, gdy towar zalega:
- Koszty powierzchni: Czynsz za magazyn, opłaty za media (energia, ogrzewanie) oraz amortyzacja budynku.
- Koszty obsługi (usługi magazynowe): Wynagrodzenia pracowników, ubezpieczenia, systemy zarządzania magazynem (WMS/ERP), audyty i inwentaryzacje.
- Koszty kapitału: Środki finansowe są zamrożone w towarze, który czeka na odbiór. Roczny koszt utrzymania takiego zamrożonego zapasu może wynosić od 15% do 30% jego wartości i obejmuje m.in. ubezpieczenie oraz koszt kapitału.
- Koszty ryzyka: Ryzyko utraty towaru (kradzieże, uszkodzenia), a także ryzyko jego starzenia się, przeterminowania lub utraty wartości (np. przez zmiany technologiczne).
Dlatego każde dodatkowe opóźnienie w odbiorze ładunku znacząco wpływa na rentowność firmy. Im dłużej towar zalega, tym mniejsza szansa, że transakcja będzie dla sprzedawcy opłacalna.
Stawki i kary umowne: Ile kosztuje zwłoka?
Gdy towar pozostaje nieodebrany, przewoźnik lub dostawca może naliczać opłaty. Stawki te są zazwyczaj określone w regulaminach firmy, cennikach operatorów logistycznych lub w umowach.
W skrajnych przypadkach, szczególnie w warunkach biznesowych (B2B) lub w umowach produkcyjnych, w grę wchodzą kary umowne. Przykładowe stawki wynagrodzenia za magazynowanie są bardzo wysokie, sięgając od 0,5% do 1,5% wartości netto nieodebranego towaru za każdy dzień magazynowania. Te liczby pokazują, że w ekstremalnych sytuacjach cała wartość magazynowanego towaru może zostać „pochłonięta” przez opłaty w ciągu zaledwie dwóch miesięcy.
Konsekwencje prawne – ryzyko utraty towaru
Długotrwałe przetrzymywanie ładunku jest nie tylko nieopłacalne, ale wiąże się też z poważnym ryzykiem prawnym.
- Prawo do wyładunku i sprzedaży: Zgodnie z międzynarodową Konwencją CMR, jeśli przewoźnik nie może wydać przesyłki, ma prawo ją wyładować na koszt i ryzyko osoby uprawnionej (czyli często odbiorcy). Jeżeli koszty przechowywania stają się niewspółmiernie wysokie w stosunku do wartości towaru, przewoźnik może przystąpić do sprzedaży bez czekania na instrukcje.
- Utrata roszczeń: Prawo krajowe często przewiduje, że standardowy okres przechowywania nieodebranych przesyłek wynosi 30 dni. Po tym terminie właściciel (sprzedawca) może stracić prawo do dochodzenia roszczeń wobec towaru i potraktować go jako porzucony, co otwiera drogę do ponownego wykorzystania lub utylizacji. W przypadku towarów łatwo psujących się (np. żywności) ten okres jest krótszy.
Kluczem jest komunikacja. Zanim sprzedawca podejmie takie kroki, musi udokumentować próby kontaktu z klientem, wysyłając przypomnienia o odbiorze oraz informując o ewentualnych opłatach.
Kto płaci za zwłokę?
Generalnie przyjmuje się, że koszty przechowywania nieodebranego towaru ponosi odbiorca, czyli osoba uprawniona do rozporządzania przesyłką. Przewoźnik może domagać się rekompensaty za te wydatki od osoby odpowiedzialnej.
Jednak odpowiedzialność może się zmienić, jeśli:
- Umowa mówi inaczej: Strony muszą przestrzegać zapisów umowy lub regulaminu, np. jeśli przewidują one darmowe magazynowanie do określonej liczby dni.
- Wada towaru: W przypadku zwrotu towaru z powodu wady, odpowiedzialność za koszt magazynowania może przejść na sprzedawcę.
Dla własnego bezpieczeństwa i jasności, sprzedawcy powinni zawsze zawierać w umowie lub regulaminie jasne warunki dotyczące przechowywania i opłat, aby unikać nieporozumień.
Jak unikać niepotrzebnych kosztów?
Najlepszym sposobem na uniknięcie tych strat jest prewencja. Firmy logistyczne i sprzedawcy stosują podejście proaktywne, aby zminimalizować ryzyko nieodebranych zapasów, ale i konsumenci mają swoją rolę:
- Systematyczna komunikacja: Sprzedawca wysyła przypomnienia o terminie odbioru (e-mail, SMS), informując o rosnących kosztach. Klienci powinni dbać o aktualne dane kontaktowe.
- Jasne warunki: Wprowadzenie do umów klauzul o terminie odbioru oraz stawkach magazynowych chroni obie strony przed sporami.
- Depozyt lub przedpłata: Pobranie zadatku lub opłaty rezerwacyjnej często motywuje klienta do odbioru towaru i kompensuje ewentualne koszty składowania.
Świadomość, że każdy dzień zwłoki generuje koszty, mobilizuje do działania zarówno sprzedawców, jak i odbiorców. Kluczem do efektywnego łańcucha dostaw jest konsekwencja i stałe monitorowanie stanu zamówienia. Upewnienie się, że towar jest odebrany na czas, chroni przed niespodziewanymi wydatkami i sprawia, że magazyn służy rozwojowi biznesu, a nie generuje strat.
tmgem, Zdjęcie z Pexels (autor: Polina Tankilevitch)
O autorze
